Könyvtári felmérés

Miért szükséges a külső könyvtári állományrendezés?

A tudományos élet és az olvasói szokások megváltozása miatt a külső könyvtári dokumentumok nagyobb része alig használatos. Ezen állományok karbantartása, szakszerű kezelése számos egységben okoz gondot, az utóbbi években rendszeresen érkeznek a Könyvtárba ilyen irányú megkeresések. A 2004 óta zajló integrációs folyamat hatékony előmozdításához szükséges összehangolni a Karok és Egységeik igényeit a Könyvtár kapacitásával.

Mi történik az állományrendezés során?

A fizikai és adminisztratív rendezés a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő módon, mind tudományos, mind könyvtárszakmai szempontok szerint történik meg:

• A leltári és katalógusból nyerhető adatok összefésülésével a dokumentumok nyomon követhetővé és szolgáltathatóvá válnak
• Az értékesebb állományok szakszerű kezelése megoldódik, beszállítás, vagy letétesítés útján.
• A feleslegessé vált dokumentumok selejtezésével hely szabadítható fel.

A folyamat végére a megtartásra érdemes dokumentumok katalógusunkba kerülnek, és a velük kapcsolatos leltári felelősség is egyértelművé válik, függetlenül attól, hogy fizikai valójukban az Egységeknél, vagy a Könyvtárban találhatók meg.

Mi lesz a selejtezett dokumentumokkal?

Az elavult, rossz állapotú, vagy más okból selejtezni javasolt dokumentumok selejtezése során könyvtári és jogszabályban rögzített szempontok érvényesülnek. A könyvtár megtartásra ítéli, és meghatározott példányszámban őrzi az egyetemtörténeti jelentőségű és/vagy ritka műveket. A többi dokumentum országos könyvtári körben felajánlásra kerül, a nem igényelt kötetek börzén, jelképes áron találhatnak gazdára, végül a maradványok megsemmisítésre kerülnek.

Mi a letétesítés?

Az integráció végeztével is lehetőség van a dokumentumok egységekben tartására, ehhez egyéni leltári felelősség vállalására van szükség. A dolgozók távozáskor számolnak el a nevük alatt letétre kihelyezett dokumentumokkal.

Hogyan lehet gördülékenyebbé tenni az eljárást?

A Könyvtár erőforrásaihoz mérten igyekszik a lehető legtöbb segítséget megadni a folyamat lebonyolítása során. Az egyedi sajátosságok figyelembevételéhez és a hatékony együttműködéshez rendkívül fontos a megfelelő kommunikáció, az előzetes egyeztetéstől a dokumentáció rendelkezésre bocsátásáig. Az előre egyeztetett ütemezés biztosítja, hogy csak a legszükségesebb mértékben zavarjuk meg az Egységekben folyó munkát.